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Módulos Parámetros
Tal y como su nombre lo indica en este módulo se establecen todas las condiciones particulares de configuración de ITOS para cada cliente, incluyendo información general de diferentes instancias como son bancos, países, idiomas, monedas, vuelos, esquema de categorías y clasificaciones, perfiles de usuarios entre otros aspectos. Seguridad
Con el fin de garantizar un acceso adecuado y controlado a ITOS, en esta área se establecen los roles y actividades permitidas para cada usuario definido. Mediante login y password, ITOS mantiene un control de las actividades que cada usuario realiza dentro de la aplicación, permitiendo en caso de dudas o consultas, realizar un exhaustivo rastreo de las acciones realizadas por un usuario particular. Información
En el módulo de Información se almacenan principalmente los datos de cuatro fuentes: Agencias, Clientes Directos, Contactos y Proveedores. Para cada uno de ellos se mantienen amplios y detallados registros de toda la información relevante para el tour operador, manteniendo una bitácora tanto de información contacto como de políticas, restricciones, condiciones, formas de operación, requisitos y demás aspectos que tienen que ser considerados por los agentes en el momento de interactuar con cualquier de estos cuatro elementos. En general, integra herramientas para el manejo de la relación con los clientes (Client Relatioship Management). Tarifario
El tarifario representa el corazón de ITOS. En el se incluye la información necesaria para posteriormente realizar cualquier actividad dentro de la aplicación. Como su nombre lo indica, detalla las tarifas, condiciones, características, precios, costos, vigencias y demás aspectos que se contemplan en cualquier tour operador para realizar una cotización, una reserva u operar una actividad. La información incluida en él puede ser tan amplia como cada tour operador esté acostumbrado a mantenerla, con la ventaja de existir un único punto de referencia para todos los miembros de la agencia, con lo cual se minimizan los errores por tarifas incorrectas. Ventas FIT´s & Grupos
Ya sea en la construcción de un itinerario o en la realización de una cotización, pasando por modificaciones a cotizaciones realizadas, realizar propuestas o bien administar salidas fijas (fix departures) o bien ventas directas, cualquiera de estas actividades está contemplada dentro de éste poderoso módulo, el cual hace que cada actividad se vea sustancialmente reducida en tiempo y en efectividad. La reutilización de cotizaciones generadas en el pasado al igual que la actualización automática de propuestas con nuevas tarifas están al toque de un botón. Reservaciones
Una vez generadas las propuestas respectivas, la definición y administración de allotments (o bloqueos) al igual que la tramitación de las respectivas reservaciones (con todos los cambios que una reservación puede sufrir) son parte de las actividades que este módulo permite. Incluso, la aplicación permite el manejo de sub-allotments. Operaciones
En este módulo se llevan a cargo las operaciones respectivas que se han estipulado en una venta y que requieren ser ejecutadas. De igual manera permite realizar las anotaciones que surjan durante la operación de una actividad con el fin tanto de llevar un historial de dichos eventos como de realizar los procesos de notificación respectivos, en forma automática. Por otra parte permite consultar en todo momento cualquier voucher emitido brindando tanto información general como financiera de los servicios operados. También permite emitir reportes muy útiles para la gestión de control como son las consolidaciones realizadas, el calendario de actividades, los pasajeros por fecha, los servicios solicitados y voucher emitidos. Facturación
Mediante un proceso muy sencillo, ITOS permitirá realizar la emisión de facturas por los servicios brindados, sean estas mostrando el detalle de cada servicio como también en resumen por extractos. De igual forma, permite asociar notas de crédito/débito a una factura determinada, con el cual se logro un control perfecto entre los datos que el departamento contable en sus registros mantiene y la información operativa del responsable del área. Generación de Programas
Con esta herramienta, se logra enviar a Microsoft Word, todo el texto con las descripciones de un itinerario. Permite brindarle al cliente una descripción detalla en el idioma seleccionado para cada uno de los servicios. Este valor agregado, se le pueden insertar fotografías y personalizar las plantillas de Word, al cual se envían los datos. Este módulo son 2 áreas: en el tarifario para darle mantenimiento a las descripciones, y en el área comercial para generar el texto con fotografías. Reportes
En todos los procesos anteriores es posible realizar una impresión de los resultados desplegados en la pantalla; no obstante, existen algunos reportes pre-definidos que son parte de las mejores prácticas del negocio que ITOS ha logrado identificar. La lista de tarifas acordadas por proveedor, el control de las descripciones, incidentes, perfil de las agencias, formulario y listado de prepagos, proveedores, tarifas tentativas, costos, itinerarios, cotizaciones, reportes gerenciales de operación y facturación, entre otros son parte de los reportes que pueden ser generados en esta sección. Alertas Automáticas
Muchas veces es difícil recordar actividades que se han generado en ITOS y de las cuales depende una adecuada atención al cliente (fecha de vencimiento de una reserva, controles sobre allotments, por nombrar algunas). Por este motivo, ITOS permite activar un sistema de alertas automáticas que le permiten tanto al agente como a los encargados de área recibir diariamente alertas sobre actividades que necesitan ser recordadas ( o bien solucionadas) para ese día. De esta manera, en forma amigable mediante mensajes de recordación, se puede colaborar con la gestión de servicio al cliente. Colaboración
Mas allá de las labores eminentemente operativas, contar con un asistente de actividades que deben ser realizadas diariamente para lograr que los procesos comerciales, operativos y financieros sean ejecutados por las personas responsables al igual que mantener controles automáticos para los encargados de las áreas respectivas, mediante la utilización de mensajes y correos electrónicos es una de las tareas que la herramienta de Colaboración de ITOS ofrece. De esta manera, el concepto de trabajo con baja supervisión toma un nuevo sentido, al asegurarse los encargados que las labores se ejecutan tal y como se han definido. (pendientes estilo Outlook) Fix Departures (Salidas Fijas)
Módulo para la administración de las Salidas Fijas (Fix Departure), que son productos que la agencia tiene previamente calendarizados. Esto permite controlar los fix departure, monitorear la ocupación del fix en cualquier momento, hacer los cierres, controlar la parte operativa de forma automática, verificar la rentabilidad de esos productos, mínimos de pasajeros, etc. Estructuras
Muchas empresas, tienen su propia infraestructura: barcos, hoteles, autobuses, atracciones, etc. Mediante el módulo de estructuras, le permite ingresar su propia infraestructura en formato gráfico, y administrar los bloqueos, reservas, etc. Es totalmente parametrizable para un ilimitado número de estructuras. Está totalmente integrado al motor de reservas para consultas de disponibilidad. Consolidaciones
Herramienta innovadora de ITOS, la cual mediante un click, puede integrar 2 o más servicios para unirlos a nivel de costo pero aumentando los porcentajes de utilidad (unir 2 transportes, pero los mismos son cobrados individualmente). Con reportes del control de consolidaciones, se puede monitorear la post-rentabilidad del departamento operativo. Yield de Operaciones
Toda la parte operativa puede ser administrada de forma gráfica mediante el Yield de Operaciones. Le permite visualizar todos los servicios en pantallas formato calendario y arrastrar - soltar (drag-drop) para hacer los cambios operativos. Permite la verificación de servicios (control de horas), reasignación de proveedores, etc. Allotments
Permite administrar el inventario de servicios y su disponibilidad actual en tiempo real. Se puede crear sub-allotments por cliente y proveedor de servicio. Integrado directamente con el módulo de ventas y reservaciones, para la consulta de disponibilidad de espacio, las tomas en opción, liberación de espacios, etc.. Gerencia
Es una serie de reportes tridimensionales (cubos) para el análisis gerencial de la situación de la empresa, productos, clientes, etc.. De manera gráfica e intuitiva, se pueden obtener información efectiva para tomar decisiones.
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